PRIVACYVERKLARING Hello Health Services
(w.o. Hello Health app, de Hello Health website en my.hellohealth.be portaal), excl. specifieke Hello Health programma’s
1 INLEIDING
Deze privacyverklaring gaat uit van Hello Health, onderdeel van SmartRetail BV, en is de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens. SmartRetail BV heeft Edingensteeneg 196, 1500 Halle als maatschappelijke zetel en is ingeschreven onder het ondernemingsnummer BE0640.760.224 RPR Brussel. Ook wanneer we "HH", "wij" of "ons" gebruiken in dit document verwijzen we naar Hello Health.
Uw persoonsgegevens zijn uitermate belangrijk voor ons en wij maken er dan ook een punt van om deze zo goed als mogelijk te beschermen en bij het gebruik van deze gegevens steeds uw rechten te waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke Belgische en Europese regels inzake privacy en de bescherming van persoonsgegevens.
Deze privacyverklaring informeert je over de persoonsgegevens die Hello Health verzamelt bij de aanmaak van jouw Hello Health account via de Hello Health app en het Hello Health portaal. Met dit account krijg je toegang tot een aantal gezondheidsprogramma's. Hello Health heeft als doel om mensen gezonder te maken via gezondheidsprogramma's die door bedrijven/werkgevers kunnen worden aangekocht. De aanpak is holistisch (op de domeinen voeding, beweging, slaap en mind) en streeft naar blended coaching, waar een mix van digitale coaching en real-life coaching sessies kan worden ingezet. De aanpak zal een opbouw kennen van screening, coaching en persoonlijke rapportering en evolutiemetingen.
Wanneer je deelneemt aan één of meerdere gezondheidprogramma's, is er telkens een andere privacyverklaring van toepassing. Deze dienen samen met onderstaande privacyverklaring gelezen te worden.
2 WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN EN GEBRUIKEN WE?
2.1 Informatie die u aan ons verstrekt
2.1.1 Hello Health app
Via de Hello Health App kan u een account aanmaken als Gebruiker; dit kan via een e-mailadres en paswoord of via uw Facebook-, Xtra-, of Apple-account.
Hiervoor vragen wij dat u enkele contactgegevens ingeeft (hierna "Contactgegevens"):
Bij de registratie van uw account via uw Xtra-, Facebook-, of Apple-account, trekken we enkel uw voornaam, naam en e-mailadres binnen. We sturen bij uw registratie geen data van de Hello Health App naar deze providers door.
U kan gebruik maken van de chat functie in de Hello Health App of een probleem rapporteren. Hierbij verwerken we de inhoud van deze communicatie. Voor de chat functie verwerken we bijkomend ook jouw telefoonnummer.
2.1.3 My.hellohealth.be portaal
Het portaal heeft een kaderende functie voor het geheel van de HH services en heeft o.a. als doel om de screeningfase van een Hello Health programma te activeren en te begeleiden. In dit portaal worden geen specifieke bijkomende gegevens verzameld en gebruikt dan de Contactgegevens die via registratie van een account worden opgevraagd (zie 2.1.1).
In het kader van een specifiek geactiveerd Hello Health programma (bvb. Hello Health Tour) kunnen bijkomende contactgegevens of profielgegevens worden opgevraagd. In dat geval zullen de Bijzondere Aanvullende Voorwaarden en Privacyverklaring van dat specifieke programma gelden.
2.2 Technische gegevens en cookies
2.2.1 Hello Health app en het my.hellohealth.be portaal
Telkens wanneer u gebruik maakt van de Hello Health App verzamelen wij informatie via SDK's en andere technologieën, deze informatie heeft betrekking op:
Dit geheel van gegevens noemen wij hierna de "Technische Gegevens".
Ter analyse en verwerking van de Technische Gegevens maakt de Hello Health App en het portaal gebruik van volgende analysediensten:
Aan de hand van deze externe diensten kunnen wij de acties van de Gebruiker volgen en waar nodig de Gebruiker in de juiste workflow van Hello Health brengen.
Verder verzamelen we ook geanonimiseerde, geconsolideerde statistieken, zoals bvb. een teller die het dagelijkse aantal bezoekers weergeeft.
2.2.2 Hello Health website
De Hello Health website maakt gebruik van volgende analysediensten:
3 VOOR WELKE DOELEINDEN EN OP WELKE RECHTSGROND VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
3.1 Contactgegevens en Profielgegevens
3.1.1 Hello Health app en my.hellohealth.be portaal
We verwerken je Contactgegevens om je onze dienstverlening aan te bieden. Zonder deze gegevens kunnen we je geen toegang geven tot de gezondheidsprogramma's en kunnen we je niet contacteren in verband met onze dienstverlening.
Wanneer u gebruik maakt van de chatfunctie of wanneer u een probleem meldt, houden we dit ook bij. Zo kunnen we uw vragen beantwoorden en eventuele problemen oplossen. Indien u een veel voorkomende vraag stelt, kan deze na anonimisering gebruikt worden voor het opstellen van onze FAQ's.
Contactgegevens van personen die gebruik maken van de chat functie worden op basis van toestemming verwerkt, om contact op te nemen om vragen op een later tijdstip te beantwoorden (bv. via WhatsApp).
Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van uw voorafgaande, uitdrukkelijke en geïnformeerde toestemming. U kan uw toestemming steeds aanpassen of intrekken overeenkomstig de bepalingen hieronder.
3.2 Technische gegevens en cookies
Technische gegevens worden door ons via de Hello Health App, de website en my.hellohealth.be portaal ingezameld en verwerkt voor statistische doeleinden en voor de verdere verbetering van onze dienstverlening naar u toe. Voor niet-noodzakelijke cookies, zoals performantie, cookies, analytische cookies of marketing cookies, vragen we uw toestemming.
Mixpanel zorgt ervoor dat we het gebruikersgedrag en de functionaliteiten in de Hello Health App en het Portaal kunnen analyseren. Door Sentry traceren we errors en problemen in de Hello Health App en het Portaal.
4 WIE HEEFT TOEGANG TOT UW PERSOONSGEGEVENS?
4.1 Hello Health
Medewerkers van Hello Health hebben slechts toegang tot uw persoonsgegevens voor zover zij dit nodig hebben om hun rol op te nemen of om specifieke taken uit te oefenen.
Hello Health laat al zijn medewerkers een vertrouwelijkheidsovereenkomst ondertekenen waardoor zij contractueel gehouden zijn om persoonsgegevens als strikt vertrouwelijk te behandelen en niet aan derden door te geven.
4.2 Dienstverleners
Met onder meer de (IT-)dienstverleners die in opdracht van Hello Health onze datastructuur opzetten en onderhouden werden "verwerkersovereenkomsten" gesloten, met het oog op het maximaal beschermen van uw persoonsgegevens. Ook hier wordt enkel toegang verleend tot persoonsgegevens indien dit strikt noodzakelijk is voor het opzetten en onderhouden van onze datastructuur.
Customer.io is een dienstverlening die specifiek wordt ingeschakeld om de workflow binnen een specifiek Hello Health programma te ondersteunen met de juiste digitale communicatie. Zij mogen uw gegevens voor geen andere doeleinden gebruiken dan beschreven in deze privacyverklaring.
Ook andere dienstverleners waarop we beroep doen, zoals voor het uitsturen van onze mails, hebben toegang tot je persoonsgegevens en zijn aan diezelfde voorwaarden gebonden.
4.3 Bevoegde autoriteiten
Hello Health kan bevoegde autoriteiten inzage geven in het kader van dreigende of hangende juridische procedures, in het kader van gerechtelijke opsporingen en informatievragen op vraag van de overheid of om andere wettelijke verplichtingen na te leven.
5 WAAR BEWAREN WE UW PERSOONSGEGEVENS?
Voor de bewaring van persoonsgegevens doen wij beroep op Amerikaanse IT-verleners zoals Microsoft Azure (voor veilige cloudopslag) voor het bewaren van uw persoonsgegevens. Het datacenter van Microsoft Azure bevindt zich in de Europese Economische Ruimte.
Zoals hierboven omschreven, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen of organisaties buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgt Hello Health voor adequate maatregelen om een passend beschermingsniveau te garanderen.
6 HOE LANG BEWAREN WE UW PERSOONSGEGEVENS?
Hello Health bewaart en verwerkt uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de bovenvermelde doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld. Wij bewaren uw persoonsgegevens in onze systemen zolang het redelijkerwijs nodig is om onze diensten te kunnen verlenen en zolang de wettelijke verplichtingen gelden die daar betrekking op hebben. Maximum 5 jaar na jouw deelname aan onze gezondheidsprogramma's verwijderen we jouw gegevens.
7 HOE BEVEILIGEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?
Hello Health behandelt uw persoonsgegevens vertrouwelijk en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Hello Health beveiligt haar systemen – naar redelijkheid – tegen verlies en/of tegen enige vorm van onrechtmatig gebruik of verwerking. Hello Health maakt daarbij gebruik van passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek. Uw gegevens zijn adequaat beveiligd conform de geldende privacywet- en regelgeving. De door u verstrekte persoonsgegevens staan op servers die zich in gecontroleerde en beveiligde omgevingen bevinden.
Onverminderd de voormelde inspanningen dient u er zich van bewust te zijn dat er steeds een risico is verbonden aan het verzenden van persoonsgegevens over het internet. Wij kunnen dan ook de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens nooit volledig garanderen.
8 WAT ZIJN UW RECHTEN?
Bij het gebruik van jouw persoonsgegevens houden we steeds rekening met de rechten die je hebt volgens de wet. Daarom zetten we ze hieronder op een rijtje:
Deze intrekking zal echter geen invloed hebben op de wettigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens voor de periode die voorafgaat aan het moment van deze herroeping.
U kunt deze rechten uitoefenen door ons te contacteren via onderstaande contactgegevens, op voorwaarde dat u zich afdoende identificeert.
U kan op elk ogenblik uw Hello Health account verwijderen Alle persoonsgegevens in het bezit van Hello Health zullen dan geanonimiseerd of verwijderd worden, tenzij Hello Health wettelijk verplicht is om deze bij te houden dan wel over een andere rechtmatige basis beschikt om deze verder te verwerken.
9 HOE KAN JE ONS CONTACTEREN?
Indien u uw account en alle bijhorende data wil laten verwijderen uit onze bestanden, dan dient u een mail met deze vraag te versturen naar het e-mailadres: info@hellohealth.be. U kan voor uw gehele account of per gebruikte HH Service uw gegevens laten verwijderen. U dient dit te specifiëren in uw verzoek. Uw gegevens zullen hierbij gewist worden en u zal geen toegang meer hebben tot de desbetreffende HH Service.
Heb je nog vragen of wil je graag meer informatie over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens? Of wil je je rechten uitoefenen? Contacteer ons dan via onderstaande contactgegevens:
Indien wij je onvoldoende kunnen helpen kan je voor vragen of klachten ook terecht bij onze functionaris voor bescherming van persoonsgegevens (Data Protection Officer – DPO) via info@hellohealth.be
10 WIJZIGINGEN AAN DE PRIVACYVERKLARING
Onze dienstverlening groeit en evolueert voortdurend om jou de best mogelijke service te kunnen blijven aanbieden. Daarom zullen wij deze Privacyverklaring regelmatig bijwerken zodat deze steeds correct toelicht hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Hoewel we ons best doen om je op wijzigingen attent maken, raden we toch aan om deze Privacyverklaring regelmatig te bekijken. Het is immers je eigen verantwoordelijkheid om aanpassingen op te volgen.
Deze privacyverklaring werd het laatst gewijzigd op 24 Maart 2023.
